Gestione documentale aziendale: trovare ciò che serve

I documenti devono essere sempre reperibili

Quasi tutte le aziende hanno risolto il problema della conservazione dei documenti. Ci sono server, cloud, repository condivisi, sistemi di archiviazione. I file esistono, vengono conservati spesso in modo sicuro. 

Il problema è che spesso nessuno sa dove cercarli, o tutti sanno dove cercare ma ci vuole troppo tempo. Il contratto di tre anni fa è su SharePoint, ma in quale cartella. La versione aggiornata della procedura operativa è quella sul server o quella che qualcuno ha mandato via email la settimana scorsa. Il preventivo approvato è archiviato nella casella dell’account che nel frattempo ha lasciato l’azienda. 

Non sono casi estremi. Sono situazioni ordinarie in aziende che non hanno progettato la gestione documentale come un processo. 

Il costo invisibile del disordine documentale

Il tempo perso nella ricerca di documenti è difficile da quantificare perchè è distribuito. Non e’ un’inefficienza concentrata e visibile. Sono tanti piccoli rallentamenti, ogni giorno, per molte persone. 

Cinque minuti per trovare l’ultima versione di un’offerta. Un quarto d’ora per ricostruire la cronologia di un progetto. Una telefonata per chiedere a un collega dove ha salvato un certo file. Moltiplicato per tutto il personale, ogni giorno, per ogni anno. 

E poi c’è il rischio. Lavorare sulla versione sbagliata di un contratto. Inviare un documento non aggiornato al cliente. Non trovare una policy durante un audit. 

Archiviare non è organizzare

La differenza tra un archivio digitale che funziona e uno che non funziona non e’ lo strumento. E’ la struttura. 

Un archivio organizzato per logiche chiare, per tipologia di documento, area aziendale, progetto o cliente e periodo, è navigabile. Un archivio dove ogni persona ha sviluppato le proprie convenzioni di naming, le proprie cartelle e le proprie abitudini di salvataggio è di fatto un archivio individuale moltiplicato per il numero di dipendenti. 

Progettare una struttura documentale significa definire regole condivise: dove si salva ogni tipo di documento, come si nominano i file, chi puo’ accedere a cosa, quanto a lungo si conservano i documenti prima di essere archiviati o eliminati. 

Il ruolo del software nella gestione documentale

Lo strumento giusto supporta le regole. Non le sostituisce. 

Un sistema di gestione documentale, che sia una piattaforma dedicata o un’estensione del gestionale esistente, deve rendere le regole applicabili con il minimo attrito. Se salvare un documento nel posto giusto richiede troppi passaggi, le persone non lo fanno. Se la struttura delle cartelle e’ troppo profonda, nessuno la rispetta. 

Le funzionalità che fanno davvero la differenza sono spesso semplici: ricerca full-text sui contenuti dei documenti, versioning automatico che evita duplicati, controllo degli accessi per area o ruolo, notifiche quando un documento viene modificato o scade. La ricerca per contenuto, in particolare, cambia il modo in cui le persone si relazionano all’archivio: invece di dover ricordare dove e’ salvato un file, si cerca cio’ che contiene. 

Quando si parte da un archivio già disordinato

La situazione più comune non e’ costruire da zero. E’ razionalizzare un archivio che esiste già ed è cresciuto senza regole. 

In questo caso il lavoro preliminare di analisi e pulizia e’ necessario. Non si puo’ migrare il disordine su una nuova piattaforma e sperare che la tecnologia lo risolva da sola. Si definisce la struttura target, si analizza ciò che esiste, si decide cosa migrare, cosa archiviare, cosa eliminare. Si impostano le regole nuove. E si accompagna l’organizzazione nell’adozione, Perchè le abitudini cambiano solo se le nuove regole sono piu’ semplici di quelle vecchie. 

In Digitalminds i progetti di gestione documentale partono dall’analisi dei flussi documentali esistenti e dalla definizione di una struttura che le persone possano effettivamente seguire. Puoi approfondire nella sezione dedicata alle digital solutions.